Czy robienie notatek z rozmowy to przesadyzm? Bynajmniej! Szczególnie , że tak naprawdę bardzo często i tak je robimy. Często jest przecież tak, że jedna osoba ze składu orzekającego rozmawia ze świadkiem lub oskarżonym, a potem wysyła maila do reszty składu przedstawiając pokrótce co udało się ustalić. Czyli w zasadzie sporządza notatkę z rozmowy! Nie taka więc notatka straszna jak na pierwszy rzut oka się może wydawać.
Ale po co notatka?
Najbardziej praktyczny i uniwersalny aspekt jest taki, że gdy sprawa trafia do drugiej instancji, to Wydział Dyscypliny może zerknąć na zgromadzony materiał w całości i w kontekście jego rozpatrywać odwołanie. Wyobraźmy sobie, że teraz ktoś zmienia swoje zeznanie i nie ma możliwości jego weryfikacji, więc w drugiej instancji zapada wyrok zupełnie odmienny. Dla kogoś kto włożył dużo pracy jest to w dużej mierze frustrujące doświadczenie.
Plusów jest jednak więcej. W Wydziale Dyscypliny prowadzimy na raz wiele spraw, w niektórych czasem trzeba czekać (np. ktoś poprosił o odłożenie rozpatrywania sprawy do czasu powrotu do kraju), a czasem spraw jest tyle że nie wszystkim możemy zająć się od razu. Efekt końcowy jest taki, że w do czasu rozpatrzenia sprawy łatwo zapomnieć co było powiedziane, albo co gorsza – zupełnie to przekręcić.
Innym ważnym aspektem, o którym chcę wspomnieć jest gwarantowanie praw oskarżonego. Oskarżony powinien mieć wgląd w zebrane materiały, w tym w notatkę z rozmowy z nim lub świadkami. W ten sposób nie ma rozbieżności między tym co powiedziano, a co zrozumiano. Jeśli oskarżony nie zgłosi zastrzeżeń, to znaczy że się zgadza z treścią, a to z kolei ułatwia późniejszą analizę całego materiału.
Co zawiera notatka?
Żaden przepis tego nie reguluje, więc forma jest w zasadzie dowolna. Jako minimum proponuję:
- imię i nazwisko osoby, z którą się rozmawia – uzasadniać nie trzeba
- data i miejsce / sposób rozmowy – pozwoli odświeżyć w czyjejś pamięci, albo ustalić chronologię
- osobę, która rozmawiała – jeśli coś w notatce będzie niejasne, to dobrze móc się skontaktować bezpośrednio ze sporządzającym
- istotne fakty – to co udało się ustalić, a jednocześnie jest ważne dla sprawy.
Ten ostatni punkt osobiście realizuję najczęściej zapisując hasłowo co z rozmowy wyniosłem. Często jest to oszczędne do tego stopnia, że bez kontekstu trudno zrozumieć o co chodzi (mając w ręku zawiadomienie jednak wszystko musi być jasne). Raczej nie piszę pełnymi zdaniami, nie opisuję okoliczności dodatkowych, nie poprawiam stylistyki. Czemu? Kosztuje to relatywnie sporo czasu (szczególnie jeśli rozmów prowadzi się dużo), a w zasadzie w niewielkim stopniu zwiększa końcową użyteczność notatki.
Notatki – wzory
Poniżej znajdują się dwa dokumenty. Pierwszy sporządzony jest w Wordzie przez jeden z Sądów Koleżeńskich, zaś drugi w pliku tekstowym przez Rzecznika Dyscyplinarnego. Forma notatki może być obojętna. Prawdopodobnie najlepsza (dla wszystkich!) to nagranie rozmowy, aczkolwiek nagrywanie rozmów na tyle źle się kojarzy, że sama taka propozycja może mocno zniechęcić rozmówcę, więc warto się zastanowić przed zaproponowaniem tego.