Po złożeniu zgłoszenia w formularzu internetowym zostanie on przeanalizowany przez Rzecznika który skieruje prośbę o ustosunkowanie się do zaistniałej sytuacji do osób biorących udział w zdarzeniu oraz do możliwych świadków. Po zebraniu wszystkich dostępnych informacji Rzecznik Dyscyplinarny na podstawie Regulaminu Dyscyplinarnego decyduje czy i na jakiej podstawie należy podjąć kroki. Możliwe są dwie opcje:
- decyzja o ukaraniu, która zostaje skierowana do organu prowadzącego postępowania,
- decyzja o umorzeniu postępowaniu, jeśli przewinienie nie znalazło podstaw prawnych określonych w Regulaminie Dyscyplinarnym.
W obu przypadkach Zgłaszający otrzymuje informację o zakończeniu postępowania wyjaśniającego oraz z jakim efektem (szczegóły w tym inne osoby, czy wnioskowana kara nie są przekazywane).
Warto zaznaczyć że przy postępowaniu prowadzonym przez Sąd Koleżeński procedura nie uwzględnia roli Rzecznika Dyscyplinarnego i opisane czynności przeprowadza samodzielnie Sąd Koleżeński.